Aktenaufbewahrung in Zürich: 10 Jahre Pflicht

Ordner um Ordner, Jahr um Jahr: Wer in der Schweiz ein Unternehmen führt, muss Geschäftsunterlagen während zehn Jahren aufbewahren. In Zürich, wo jeder Quadratmeter Bürofläche teuer ist, wird das Firmenarchiv damit schnell zum Kostenfaktor – oder zum Stapel im Sitzungszimmer. Die clevere Alternative: ein Lagerraum in Zürich als externes Archiv.

Was das Gesetz verlangt

Das Schweizerische Obligationenrecht (Art. 958f OR) verpflichtet Unternehmen, Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsberichte während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres. Auch wenn vieles heute digital archiviert werden darf: In der Praxis bleiben zahlreiche Dokumente in Papierform bestehen – etwa unterzeichnete Verträge, Personalunterlagen oder Originalbelege, die man aus Vorsicht behält.

Wichtig ist, dass die Unterlagen während der ganzen Frist ordnungsgemäss, sicher und lesbar aufbewahrt werden und bei Bedarf – etwa bei einer Steuerprüfung – zugänglich sind. Wo das Archiv steht, schreibt das Gesetz nicht vor. Es darf also auch ausserhalb des Büros liegen.

Warum ein Lagerraum günstiger ist als Bürofläche

Rechnen Sie nach: Ein Archivraum im Büro belegt Fläche, die Sie zu Zürcher Büromieten bezahlen – Monat für Monat, auch wenn niemand die Ordner anfasst. Ein Selfstorage-Abteil erfüllt denselben Zweck deutlich wirtschaftlicher. Schon 1 m³ fasst rund 15 Bundesordner, die Boxen bei Squarefoot reichen von 1 bis 40 m³ und wachsen mit Ihrem Archiv mit. Sie zahlen die Miete pro Monat, exklusive 8,1 % MwSt., dazu einmalig eine Einschreibgebühr von 40 CHF. Die Mindestlaufzeit beträgt 30 Tage, danach ist der Vertrag monatlich kündbar – und aktuell kostet der erste Monat nur 1 CHF bei zwei Monaten Mindestbindung. Einen Überblick gibt unsere Seite zu den Selfstorage-Kosten.

So organisieren Sie Ihr externes Firmenarchiv

Damit das ausgelagerte Archiv im Ernstfall schnell Auskunft gibt, lohnt sich ein System:

• Nach Jahrgängen ordnen: Pro Geschäftsjahr eine Zone oder ein Regalbrett – so finden Sie jeden Beleg in Minuten.
• Vernichtungsdatum anschreiben: Notieren Sie auf jeder Archivschachtel das Jahr, in dem die Frist abläuft. Einmal jährlich ausmisten hält das Archiv schlank.
• Regale statt Stapel: Stehend gelagerte Ordner in Regalen bleiben zugänglich; Kartonstapel am Boden sind es nicht.
• Inventarliste führen: Eine einfache Tabelle mit Schachtelnummer und Inhalt erspart die Suche vor Ort.
• Zugriffe festhalten: Notieren Sie, wer wann Unterlagen entnimmt – so bleibt das Archiv auch bei mehreren Berechtigten vollständig.

Sicher und diskret: Zugang nur für Berechtigte

Geschäftsunterlagen enthalten sensible Daten. Im Selfstorage bleibt Ihr Archiv hinter verschlossener Tür: Zugang zur Box haben nur Personen mit Ihrem persönlichen PIN-Code – an vielen Standorten rund um die Uhr von 00 bis 24 Uhr. Praktisch für Treuhänder und Buchhaltung: Der Zugriff ist jederzeit möglich, ohne Termin und ohne Schlüsselübergabe. Mit elf Standorten in der Stadt Zürich liegt das Archiv zudem nie weit vom Büro entfernt.

Digitalisieren – und trotzdem richtig lagern

Viele Unternehmen fahren zweigleisig: Sie digitalisieren laufende Dokumente und lagern die Papieroriginale aus. Das ist oft die pragmatischste Lösung, denn die rein elektronische Aufbewahrung stellt eigene Anforderungen an Unveränderbarkeit und Lesbarkeit – nicht jedes KMU will seine gesamte Ablage darauf umstellen. Der externe Lagerraum ergänzt die digitale Ablage ideal: Das Tagesgeschäft arbeitet mit Scans, die Originale ruhen günstig und geordnet in der Box – und sind bei einer Revision oder in einem Rechtsstreit rasch zur Hand. Wichtig ist nur die Disziplin: Was digitalisiert und abgelegt ist, wandert quartalsweise gesammelt ins Archiv, statt sich im Büro zu stapeln.

Fazit: Pflicht erfüllt, Büro befreit

Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht lässt sich nicht abkürzen – aber intelligent lösen. Ein Lagerraum in Zürich macht aus dem Platzproblem eine kalkulierbare Monatsmiete und aus dem Ordner-Chaos ein geordnetes Archiv. Buchen Sie Ihre Archivbox online und nutzen Sie Ihre Bürofläche wieder für das, was Geld verdient: Ihre Arbeit. Und wächst das Unternehmen, wächst die Box einfach mit – ganz ohne Büroumzug.