Čuvanje arhive u Cirihu: obavezno 10 godina

Registrator po registrator, godina za godinom: Ko u Švicarskoj vodi firmu, mora čuvati poslovnu dokumentaciju tokom deset godina. U Cirihu, gdje je svaki kvadratni metar kancelarijskog prostora skup, arhiva firme tako brzo postaje faktor troškova – ili gomila u sali za sastanke. Pametna alternativa: skladišni prostor u Cirihu kao vanjska arhiva.

Šta zakon zahtijeva

Švicarski Zakon o obligacionim odnosima (čl. 958i dalje OR) obavezuje firme da poslovne knjige, knjigovodstvene isprave te poslovne i revizorske izvještaje čuvaju tokom deset godina. Rok počinje istekom odgovarajuće poslovne godine. Iako se danas mnogo toga smije arhivirati digitalno: U praksi mnogi dokumenti ostaju u papirnom obliku – poput potpisanih ugovora, kadrovske dokumentacije ili originalnih računa koji se čuvaju iz opreza.

Važno je da se dokumentacija tokom čitavog roka čuva uredno, sigurno i čitko te da bude dostupna po potrebi – naprimjer prilikom porezne kontrole. Zakon ne propisuje gdje se arhiv nalazi. Stoga on može biti i izvan kancelarije.

Zašto je skladišni prostor povoljniji od kancelarijskog prostora

Izračunajte sami: Arhivska prostorija u kancelariji zauzima površinu koju plaćate po cijeni ciriškog kancelarijskog najma – iz mjeseca u mjesec, čak i ako niko ne dodiruje registratore. Skladišni boks u self storageu ispunjava istu svrhu znatno ekonomičnije. Već u 1 m³ staje oko 15 registratora, a boksevi u Squarefootu kreću se od 1 do 40 m³ i rastu zajedno s Vašim arhivom. Najam plaćate mjesečno, bez 8,1 % PDV-a, uz jednokratnu naknadu za upis od 40 CHF. Minimalni period najma je 30 dana, nakon čega je ugovor otkaziv na mjesečnoj osnovi – a trenutno prvi mjesec košta samo 1 CHF uz minimalno ugovorno trajanje od dva mjeseca. Pregled možete pronaći na našoj stranici o troškovima self storagea.

Tako ćete organizovati svoj eksterni kompanijski arhiv

Da bi vam izmješteni arhiv u hitnom slučaju brzo pružio potrebne informacije, isplati se imati sistem:

• Razvrstajte po poslovnim godinama: Jedna zona ili jedna polica po poslovnoj godini – tako ćete svaki dokument pronaći za par minuta.
• Napišite datum uništavanja: Na svakoj arhivskoj kutiji zabilježite godinu u kojoj ističe rok čuvanja. Čišćenje jednom godišnje održava arhiv urednim.
• Police umjesto gomilanja: Registratori smješteni uspravno na policama ostaju pristupačni; hrpe kartonskih kutija na podu to nisu.
• Vodite inventarnu listu: Jednostavna tabela s brojem kutije i sadržajem uštedjet će Vam traženje na licu mjesta.
• Bilježite pristupe: Zabilježite ko i kada uzima dokumente – tako arhiv ostaje kompletan čak i kada više osoba ima pravo pristupa.

Sigurno i diskretno: Pristup samo za ovlaštene osobe

Poslovna dokumentacija sadrži osjetljive podatke. U self storageu Vaš arhiv ostaje iza zaključanih vrata: pristup boksu imaju samo osobe s Vašim ličnim PIN kodom – na mnogim lokacijama non-stop od 00 do 24 sati. Praktično za računovođe i knjigovodstvo: pristup je moguć u svakom trenutku, bez zakazivanja termina i bez predaje ključeva. Sa jedanaest lokacija u gradu Cirihu, arhiv usto nikada nije daleko od kancelarije.

Digitalizacija – a ipak pravilno skladištenje

Mnoge kompanije rade na dva kolosijeka: digitalizuju tekuće dokumente, a papirne originale izmještaju u skladište. To je često najpragmatičnije rješenje, jer čisto elektronsko čuvanje postavlja sopstvene zahtjeve u pogledu nepromjenjivosti i čitljivosti – ne želi svako malo ili srednje preduzeće prebaciti cjelokupnu arhivu na taj sistem. Eksterni skladišni prostor idealno dopunjuje digitalnu arhivu: u svakodnevnom poslovanju koriste se skenirani dokumenti, dok originali počivaju povoljno i uredno u boksu – te su brzo pri ruci u slučaju revizije ili pravnog spora. Važna je samo disciplina: ono što je digitalizovano i arhivirano, tromjesečno se zbirno prenosi u arhiv umjesto da se gomila u kancelariji.

Zaključak: Obaveza ispunjena, kancelarija oslobođena

Desetogodišnja obaveza čuvanja ne može se skratiti – ali se može inteligentno riješiti. Skladišni prostor u Cirihu pretvara problem s prostorom u predvidivu mjesečnu zakupninu, a haos s registratorima u uredan arhiv. Rezervišite svoj arhivski boks online i ponovo koristite svoj kancelarijski prostor za ono što donosi novac: Vaš rad. A ako kompanija raste, boks jednostavno raste s njom – bez ikakve selidbe kancelarije.