Archiviazione di documenti a Zurigo: obbligo di 10 anni

Raccoglitore dopo raccoglitore, anno dopo anno: chi gestisce un'azienda in Svizzera deve conservare la documentazione commerciale per dieci anni. A Zurigo, dove ogni metro quadrato di ufficio è costoso, l'archivio aziendale diventa rapidamente una voce di costo – o una pila nella sala riunioni. L'alternativa intelligente: un deposito a Zurigo come archivio esterno.

Cosa richiede la legge

Il Codice delle obbligazioni svizzero (art. 958 e segg. CO) obbliga le aziende a conservare per dieci anni i libri contabili, i documenti giustificativi e le relazioni sulla gestione e di revisione. Il termine decorre dalla fine del rispettivo esercizio annuale. Anche se oggi molto può essere archiviato in digitale, nella pratica numerosi documenti rimangono in formato cartaceo, come contratti firmati, documenti del personale o giustificativi originali conservati per prudenza.

L'importante è che i documenti vengano conservati in modo corretto, sicuro e leggibile per tutta la durata del periodo e che siano accessibili all'occorrenza, ad esempio durante una verifica fiscale. La legge non specifica dove debba trovarsi l'archivio. Può quindi trovarsi anche al di fuori dell'ufficio.

Perché un box è più conveniente dello spazio in ufficio

Fai un calcolo: una stanza adibita ad archivio in ufficio occupa una superficie che paghi ai prezzi degli affitti degli uffici di Zurigo, mese dopo mese, anche se nessuno tocca i raccoglitori. Un box di self storage soddisfa lo stesso scopo in modo molto più economico. Già 1 m³ contengono circa 15 raccoglitori federali; i box di Squarefoot vanno da 1 a 40 m³ e crescono insieme al tuo archivio. Paghi l'affitto al mese, IVA al 8,1 % esclusa, oltre a una spesa d'iscrizione unica di 40 CHF. La durata minima di noleggio è di 30 giorni, dopodiché il contratto è a disdetta mensile – e attualmente il primo mese costa solo 1 CHF con un vincolo minimo di due mesi. La nostra pagina sui costi del self storage offre una panoramica.

Come organizzare l'archivio aziendale esterno

Affinché l'archivio delocalizzato fornisca rapidamente informazioni in caso di necessità, vale la pena adottare un sistema:

• Ordinare per anno: una zona o un ripiano per ogni esercizio commerciale: così trovi qualsiasi documento in pochi minuti.
• Indicare la data di distruzione: annota su ogni scatola d'archivio l'anno in cui scade il termine. Fare pulizia una volta all'anno mantiene l'archivio snello.
• Scaffali invece di pile: i raccoglitori posizionati in verticale sugli scaffali rimangono accessibili; le pile di cartone a terra no.
• Tenere un inventario: una semplice tabella con il numero della scatola e il contenuto evita le ricerche sul posto.
• Registrare gli accessi: annota chi preleva i documenti e quando – in questo modo l'archivio rimane completo anche in presenza di più persone autorizzate.

Sicuro e discreto: accesso riservato ai soli autorizzati

I documenti aziendali contengono dati sensibili. Nel self storage il tuo archivio rimane a porte chiuse: solo le persone in possesso del tuo PIN personale hanno accesso al box – in molte sedi 24 ore su 24 dalle 00 alle 24. Pratico per fiduciari e contabilità: l'accesso è possibile in qualsiasi momento, senza appuntamento e senza consegna delle chiavi. Inoltre, con undici sedi nella città di Zurigo, l'archivio non è mai lontano dall'ufficio.

Digitalizzare – e conservare comunque correttamente

Molte aziende seguono un doppio binario: digitalizzano i documenti correnti e delocalizzano gli originali cartacei. Questa è spesso la soluzione più pragmatica, poiché la conservazione puramente elettronica impone requisiti specifici in materia di inalterabilità e leggibilità – non tutti i KMU desiderano convertire l'intero archivio a questo sistema. Il box esterno integra perfettamente l'archivio digitale: l'attività quotidiana gestisce le scasioni, gli originali riposano in modo conveniente e ordinato nel box – e sono rapidamente a portata di mano in caso di revisione o controversia legale. L'importante è la disciplina: ciò che viene digitalizzato e archiviato va trasferito nell'archivio su base trimestrale, anziché accumularsi in ufficio.

Conclusione: dovere adempiuto, ufficio liberato

L'obbligo di conservazione decennale non si può abbreviare – ma si può risolvere in modo intelligente. Un box a Zurigo trasforma il problema dello spazio in un affitto mensile calcolabile e il caos dei raccoglitori in un archivio ordinato. Prenota online il tuo box per l'archivio e torna a utilizzare lo spazio in ufficio per ciò che produce guadagno: il tuo lavoro. E se l'azienda cresce, il box cresce semplicemente con essa – senza dover cambiare ufficio.